Intelligente Personaleinsatzplanung, höhere Mitarbeiterbindung und mehr Transparenz bei ALDI.
Wie ALDI Nederland mit R&R hervorragende Ergebnisse erzielt
Im Jahr 2021 entschied sich ALDI Nederland dafür, mit R&R zusammenzuarbeiten, um die Mitarbeitenden effizient und effektiv einzusetzen. Dabei geht es um mehr als 9.000 Mitarbeitende, rund 500 Filialen und Distributionszentren in den Niederlanden. ALDI gehört zu den größten Einzelhandelsunternehmen Europas und ist als bekannter Discounter bereits seit 1973 in den Niederlanden aktiv.
Nach einer erfolgreichen und schnellen Implementierung arbeitet ALDI Nederland inzwischen seit einigen Monaten mit dem Workforce-Management-System von R&R. Wir sprachen mit Teun Gruijters (Director HR Organisation, Structure & Systems | Services) und Iwan Schuijlenburg (Project Manager Sales (WFM)) über ihre Erfahrungen mit R&R während des gesamten Prozesses. In einem ausführlichen Gespräch berichten Teun und Iwan unter anderem über die Anforderungen von ALDI im Bereich WFM, die Auswirkungen auf die Organisation, die allgemeine Zusammenarbeit, Herausforderungen sowie die nächsten Schritte und Ambitionen für die Zukunft.
Der Workforce-Management-Bedarf von ALDI und die Entscheidung für R&R
„Bei ALDI Nederland bestand aus verschiedenen Unternehmensbereichen heraus Bedarf an Veränderung: Sales, IT und HR. Das alte Zeiterfassungssystem erfüllte unsere Anforderungen und Bedürfnisse nicht mehr. Das primäre Ziel des Projekts war es, das alte Zeiterfassungssystem durch ein modernes, neues System zu ersetzen. Darüber hinaus bestand der Bedarf, Workforce Management bei ALDI Nederland zu implementieren.
Wir möchten uns als ALDI Nederland auf unsere Kernaktivitäten konzentrieren und andere spezialisierte Themen wie Zeiterfassung und Workforce Management intelligent auslagern. Deshalb haben wir Ende 2019 mit der Implementierung des Workload Planner (WLP) begonnen. Anschließend haben wir aus dem Sales-Bereich heraus die Möglichkeiten rund um Workforce Management (WFM) untersucht, um WLP optimal nutzen zu können.“
“Im Jahr 2021 entschied sich ALDI in den Niederlanden für R&R, um die Mitarbeitenden effizient und effektiv einzusetzen.”
Innerhalb von ALDI in den Niederlanden bestand der Bedarf, unsere Märkte mit einer objektiven Stundenrichtlinie auszustatten, die zu den Tätigkeiten passt, die wir in unseren Märkten ausführen möchten. Vor diesem Hintergrund haben wir 2019 mit der Einführung des Workload Planners (WLP) begonnen. Dabei haben wir uns bewusst dafür entschieden, in den Aufbau dieses spezialisierten Wissens im eigenen Unternehmen zu investieren.
Die optimale Nutzung des WLP war einer der Gründe, anschließend aus dem Vertrieb heraus die Möglichkeiten im Bereich Workforce Management (WFM) zu untersuchen. Auch hierbei wurde bewusst entschieden, dieses Wissen ins Unternehmen zu holen und das Rad nicht neu zu erfinden.
Auf dieser Grundlage haben wir die Wünsche und Anforderungen für die Auswahl einer WFM-Lösung definiert. Anschließend haben wir eine Shortlist möglicher Anbieter erstellt und diese Unternehmen zu einer Präsentation eingeladen. Im Auswahlprozess passte R&R am besten zu den Ambitionen, Wünschen und Anforderungen von ALDI in den Niederlanden und wurde auf dieser Basis schließlich ausgewählt. Dabei spielte auch die „Look and Feel“ eine wichtige Rolle. Das System wirkte angenehm und benutzerfreundlich.
“Im Auswahlprozess passte R&R am besten zu den Ambitionen, Wünschen und Anforderungen von ALDI in den Niederlanden. Auch die „Look and Feel“ spielte dabei eine wichtige Rolle. Das System fühlte sich angenehm und benutzerfreundlich an.”
„Für die Implementierung und Inbetriebnahme von R&R haben wir ein multidisziplinäres Projektteam zusammengestellt. Dafür wurden verschiedene Arbeitsgruppen gebildet: Sales, HR, IT und Change Management. In jeder Arbeitsgruppe waren ein Vertreter von R&R, eine Person aus den zentralen Diensten sowie Stakeholder aus den verschiedenen Regionalgesellschaften von ALDI in den Niederlanden vertreten. Ein wichtiger Bestandteil des Projekts war die zentrale Steuerungsgruppe. Sie traf ihre Entscheidungen auf Grundlage der Empfehlungen der verschiedenen Arbeitsgruppen.
Auf diese Weise konnten wir sicherstellen, dass die gesamte Organisation die richtigen Beiträge in das Projekt einbringt. Dadurch wurden die unterschiedlichen Interessen angemessen berücksichtigt und die Steuerungsgruppe konnte auf dieser Basis die richtigen Entscheidungen treffen. Wir sind überzeugt, dass diese Beteiligung einen positiven Einfluss auf die Akzeptanz innerhalb der gesamten Organisation hatte. Das ist nicht nur für das Projekt selbst von großer Bedeutung, sondern auch für das Erreichen der gewünschten Ergebnisse im Bereich der Personaleinsatzplanung.
Das Projekt stand unter einem gewissen Zeitdruck. In einer Art ‚Schnellkochtopf‘ wurden wir sehr schnell konkret und konnten die Ziele durch eine enge Zusammenarbeit innerhalb kurzer Zeit erreichen. Als Organisation befinden wir uns in einer echten Transformation, und dieses Projekt passte gut dazu: Unsere Systeme und Prozesse werden zunehmend modernisiert, und das zeigt sich auch in unseren Märkten und in unserem Erscheinungsbild.“
„Die Workforce-Management-Software von R&R ermöglicht es ALDI, schneller und fundierter Einblicke in Daten zu gewinnen. Dadurch können wir frühzeitig reagieren und bei Bedarf gezielt nachsteuern. Viele Arbeitsprozesse in den Bereichen HR und Payroll sind heute automatisiert und transparent. Das sorgt für mehr Effizienz und liefert wertvolle Steuerungsinformationen.“
“Die Workforce-Management-Software von R&R ermöglicht es ALDI, schneller und bessere Einblicke in Daten zu gewinnen. Dadurch können wir frühzeitig reagieren und bei Bedarf gezielt nachsteuern.”
„Das System sorgt dafür, dass die Anwender bestimmte Prozesse konsequenter einhalten, wodurch alle Abläufe rund um Workforce Management und den Workload Planner (WLP) deutlich besser strukturiert sind. Steuerungsinformationen stehen heute auf einem wesentlich detaillierteren Niveau zur Verfügung. Dadurch können wir die Verantwortung für Ergebnisse an der richtigen Stelle verankern und gezielt steuern.
Man kann es tatsächlich als eine neue Art zu arbeiten betrachten. Das System wirkt sich auf alle Ebenen der Organisation aus, und die Arbeit einiger Abteilungen und Mitarbeitenden wurde grundlegend verändert. Verschiedene manuelle Prozesse sind heute automatisiert. Früher mussten wir zu bestimmten Zeitpunkten viele Daten manuell erfassen. Für einige Abteilungen hat sich der Schwerpunkt der Arbeit daher von der Dateneingabe auf die Kontrolle der Ergebnisse verlagert – das macht die Arbeit zugleich abwechslungsreicher und anspruchsvoller.
Darüber hinaus werden die rund 9.000 Mitarbeitenden in den ALDI-Märkten und Verteilzentren in den Niederlanden heute deutlich stärker in die Dienstplanung einbezogen. Durch die Nutzung der R&R Job App haben sie jederzeit einen besseren Einblick in ihre aktuellen Dienstpläne, geleisteten Arbeitsstunden und Urlaubssalden. Das Ergebnis ist mehr Transparenz und Klarheit im Personaleinsatzplanungsprozess.
Da gesetzliche Vorgaben und die tariflichen Regelungen vollständig in R&R integriert sind, haben wir die Einhaltung beispielsweise des Arbeitszeitgesetzes und der Bestimmungen des VGL-Tarifvertrags jederzeit im Griff.
Es geht also nicht nur um ein WFM-System zur Organisation der Dienstplanung. Es ist eine Gesamtlösung, die es uns ermöglicht, als Organisation gezielter zu steuern, bessere Ergebnisse zu erzielen und alle damit verbundenen Prozesse optimal zu unterstützen.“
„Die enge Zusammenarbeit – von der Entwicklungs- und Implementierungsphase über die Nutzungsphase bis hin zu allem, was für den erfolgreichen Einsatz des WFM-Systems erforderlich ist – ist entscheidend, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Gemeinsam haben wir ein Projektteam aufgebaut, das erfolgreich zusammengearbeitet hat.
Man muss das Projekt wirklich gemeinsam angehen und dabei Erfahrungen und Best Practices von beiden Seiten einbringen. So werden die richtigen Fragen gestellt und man hält sich gegenseitig kritisch und aufmerksam. Das trägt wesentlich zum Erfolg eines Projekts bei.“
“Ein wichtiger Bestandteil der Implementierung waren die Schulungen, die von R&R durchgeführt wurden. Dadurch wissen die Mitarbeitenden, wie sie R&R richtig einsetzen und das Beste aus dem System herausholen.”
Ein wichtiger Bestandteil der Implementierung waren die Schulungen, die von R&R durchgeführt wurden. Dabei zeigte R&R eine positive und flexible Haltung, sodass alle gewünschten Schulungen innerhalb kurzer Zeit stattfinden konnten. Dadurch wissen die Mitarbeitenden, wie sie R&R richtig einsetzen und das Beste aus dem System herausholen.
Während und auch nach der Implementierung fanden wöchentliche Projektbesprechungen statt, in denen die offenen Punkte gemeinsam besprochen wurden. So konnten wir kontinuierlich und auf eine angenehme, strukturierte Weise an der weiteren Optimierung arbeiten.
Die Zusammenarbeit mit R&R ist angenehm. Die Mitarbeitenden von R&R sind jederzeit gut erreichbar und offen im Austausch. Dadurch ist alles besprechbar und mögliche Fragen oder Herausforderungen können bei Bedarf schnell gelöst werden.
“Die Zusammenarbeit mit R&R ist angenehm. Die Mitarbeitenden von R&R sind offen, gut erreichbar und unkompliziert im Umgang. Dadurch ist alles besprechbar und mögliche Fragen oder Herausforderungen können bei Bedarf schnell gelöst werden.”
„Eine gute Unterstützung der Anwender bei Fragen oder Problemen ist von großer Bedeutung. Wir haben einen Supportprozess vereinbart, der hervorragend funktioniert. Besonders positiv ist, dass die Supportabteilung von R&R jederzeit telefonisch erreichbar ist und sich wirklich Zeit für die Anwender nimmt. Dadurch werden mögliche Probleme schnell gelöst und die Anwender können ihre Arbeit zügig fortsetzen.“
„Es ist klar, dass wir durch die erfolgreiche Zusammenarbeit, die reibungslose Implementierung und den praktischen Einsatz von R&R hervorragende Ergebnisse erzielt haben. Täglich werden mehr als 9.000 Mitarbeitende mithilfe der Workforce-Management-Software intelligent eingeplant. Unsere Mitarbeitenden haben jederzeit Einblick in ihren aktuellen Dienstplan, ihre geleisteten Arbeitsstunden, Urlaubssalden und vieles mehr. Wir erfüllen sämtliche gesetzlichen und tariflichen Vorgaben und verfügen über umfassende Einblicke in alle relevanten Daten und Steuerungsinformationen.
Zu Beginn gab es vereinzelt noch Widerstände. Schließlich handelt es sich um eine große Veränderung, die Auswirkungen auf alle Ebenen und Funktionen innerhalb der gesamten Organisation hat. Deshalb ist Change Management ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Implementierung und der nachhaltigen Verankerung in der Organisation. Umso schöner ist es, in der Praxis zu sehen, wie sich die Mitarbeitenden gegenseitig motivieren, das R&R Workforce-Management-System und die R&R Job App optimal zu nutzen.“
“Es ist klar, dass wir durch die erfolgreiche Zusammenarbeit, die reibungslose Implementierung und den täglichen Einsatz von R&R hervorragende Ergebnisse erzielt haben. Täglich werden mehr als 9.000 Mitarbeitende mithilfe der Workforce-Management-Software von R&R intelligent eingeplant.”
„R&R ist inzwischen vollständig implementiert. Die nächste Herausforderung besteht darin, das volle Potenzial des Systems auszuschöpfen. Auf Basis des Systems, der gewonnenen Erkenntnisse und der erzielten Ergebnisse entstehen fortlaufend neue Anforderungen und Ambitionen. Es ist wichtig, diese innerhalb der Organisation gezielt zu steuern.
Ein wichtiger nächster Schritt ist die weitere Optimierung der Verfügbarkeit technischer Daten, um Ergebnisse noch besser überwachen und zukünftige Entwicklungen gezielt steuern zu können. Die aktuellen Entwicklungen rund um R&R Insights (datengetriebene Workforce-Management-Einblicke) sind in dieser Hinsicht sehr vielversprechend und werden uns bei den nächsten Schritten sicher weiterhelfen.
Wir sind überzeugt, dass wir gemeinsam mit R&R weitere Fortschritte erzielen werden, um unsere Prozesse und Ergebnisse kontinuierlich weiter zu optimieren.“
“Unsere Mitarbeitenden haben jederzeit Einblick in ihren aktuellen Dienstplan, ihre geleisteten Arbeitsstunden, ihren Urlaubssaldo und vieles mehr. Wir erfüllen sämtliche gesetzlichen und tariflichen Vorgaben und verfügen über umfassende Einblicke in alle relevanten Daten und Steuerungsinformationen.”
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